Cómo evitar glosas en salud: qué revisar antes de radicar

La glosa más fácil de responder es la que nunca llega. Para una IPS, prevenir una objeción antes de presentar una cuenta puede significar menos reprocesos, mayor trazabilidad y un proceso de facturación más ordenado. Por eso, entender cómo evitar glosas en salud no comienza cuando el pagador devuelve u objeta una cuenta. Empieza antes de la radicación.

Muchas glosas se originan en inconsistencias que pueden identificarse mediante una revisión previa: soportes incompletos, diferencias entre los servicios prestados y facturados, autorizaciones que no corresponden o información que no coincide entre la factura electrónica, los RIPS y sus soportes. Una auditoría previa permite detectar estas situaciones cuando todavía pueden corregirse dentro del proceso interno de la IPS.

Por qué la mayoría de glosas se pueden prevenir

La facturación de servicios de salud no debe entenderse como un proceso aislado. Antes de que una cuenta llegue al pagador intervienen diferentes áreas y fuentes de información: admisiones, autorizaciones, historia clínica, órdenes médicas, prestación del servicio, facturación, RIPS y soportes.

Cuando estos componentes no están correctamente articulados, aparecen inconsistencias.

La Resolución 2284 de 2023 del Ministerio de Salud y Protección Social adopta el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, que establece un marco para estos procesos en el sector salud colombiano. Esto hace aún más importante que las IPS fortalezcan sus controles internos y la trazabilidad de las cuentas.

Prevenir no significa garantizar que una institución nunca recibirá una glosa. Existen objeciones que requieren análisis y discusión entre las partes. Sin embargo, una revisión adecuada antes de radicar permite identificar errores internos que no deberían llegar hasta el pagador.

Para una IPS que quiere saber cómo evitar glosas en salud, el primer cambio consiste en dejar de considerar la auditoría únicamente como una actividad posterior. Revisar antes de enviar la cuenta convierte la auditoría en una herramienta preventiva.

Las causas más frecuentes

Entre las causas de glosa que deben formar parte de los controles internos de una IPS se encuentran:

• Soportes. Una cuenta puede estar correctamente facturada y aun así presentar dificultades si no cuenta con la documentación requerida para sustentar los servicios. Antes de radicar, es necesario verificar que los soportes correspondan al paciente, atención y servicios incluidos en la cuenta.

• Autorizaciones. Cuando el servicio requiere autorización, debe comprobarse que la información disponible corresponda con lo efectivamente prestado y facturado. Una inconsistencia entre estos elementos puede generar reprocesos durante la auditoría de la cuenta.

• Tarifas. La liquidación debe revisarse de acuerdo con las condiciones aplicables a la relación entre la IPS y la entidad responsable de pago. El control previo debe identificar diferencias antes de que la factura salga de la institución.

• Pertinencia. Los servicios facturados deben contar con el respaldo correspondiente dentro de la atención del paciente. Por eso, la revisión no puede limitarse a validar valores y documentos. También debe considerar la información clínica necesaria para sustentar la cuenta.

• Coherencia factura-RIPS. La información reportada debe mantener consistencia. La coherencia entre factura electrónica, RIPS y soportes es requisito para la radicación. Una diferencia entre estos componentes debe identificarse antes de presentar la cuenta.

Estos controles ayudan a comprender que las glosas IPS no son un asunto exclusivo del equipo encargado de responderlas. Su prevención comienza desde la generación de la información que posteriormente será utilizada para facturar.

Una lista de verificación antes de radicar

Una buena práctica es establecer una lista de verificación que deba completarse antes de autorizar la radicación de una cuenta.

El primer control debe confirmar la identificación del paciente y la correspondencia entre la atención registrada y la cuenta que se está preparando. Después debe verificarse que los servicios facturados coincidan con los registros de la prestación y que los soportes necesarios estén disponibles.

También es importante comprobar las autorizaciones cuando correspondan, revisar las condiciones utilizadas para la liquidación y validar que no existan diferencias entre la información clínica, administrativa y financiera.

Finalmente, debe realizarse una validación conjunta de la factura electrónica, los RIPS y los soportes asociados.

Esta auditoría previa de cuentas funciona mejor cuando existe un criterio definido. No debería depender exclusivamente de la experiencia individual de quien realiza la revisión. La IPS debe establecer qué se valida, quién lo valida y qué ocurre cuando se encuentra una inconsistencia.

El objetivo es que una cuenta con errores detectables no avance a la siguiente etapa hasta que haya sido revisada.

Así, la radicación de facturas en salud deja de ser únicamente el momento en el que se envían documentos al pagador y se convierte en el resultado final de un proceso interno de validación.

Quién debe revisar y en qué momento

La prevención de glosas requiere responsabilidades claras.

El equipo de facturación debe verificar la consistencia administrativa y financiera de la cuenta. Cuando la naturaleza de la validación lo requiera, el personal de auditoría puede revisar aspectos relacionados con los soportes y la pertinencia de lo facturado. Otras áreas deben garantizar que la información que generan llegue completa al proceso.

Lo importante es evitar que toda la responsabilidad quede concentrada en la última persona que radica.

El momento de revisión también es determinante. Si una inconsistencia se detecta cuando la cuenta ya fue enviada, la IPS entra en un proceso de análisis y respuesta. Si se identifica antes de la radicación, todavía existe la posibilidad de corregirla dentro del flujo interno.

Por eso, una estrategia para cómo evitar glosas en salud debe establecer puntos de control antes del envío definitivo.

También conviene analizar las glosas que ya ha recibido la institución. Estas contienen información útil para identificar fallas repetitivas. Si una misma inconsistencia aparece nuevamente, la pregunta no debería limitarse a cómo responderla, sino a qué control puede implementarse para evitar que vuelva a producirse.

Cómo lo resuelve SaludSystemGloss

SaludSystemGloss, de Sistemas Infotec, está orientado a apoyar la gestión y auditoría de glosas dentro de las IPS. Su propósito es facilitar el control de la información y permitir un seguimiento más organizado de las cuentas durante el proceso de auditoría.

Una gestión estructurada permite centralizar la información relacionada con las glosas, consultar antecedentes y mantener trazabilidad sobre las revisiones realizadas. Esto facilita que facturación, auditoría y las áreas involucradas trabajen sobre información organizada.

Pero el mayor valor no está únicamente en gestionar una glosa después de recibirla. La información histórica también puede convertirse en una herramienta para fortalecer los controles previos.

Si una IPS identifica cuáles son las inconsistencias que se repiten, puede orientar mejor su auditoría previa de cuentas y ajustar sus procesos internos. De esta manera, la gestión de glosas también aporta conocimiento para prevenir nuevos errores.

Saber cómo evitar glosas en salud requiere conectar la facturación, los soportes, la auditoría y el análisis de lo que ya ocurrió. Una cuenta bien revisada antes de radicar reduce reprocesos y permite que el equipo concentre sus esfuerzos en situaciones que realmente requieren análisis.

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